Adobe Sign for Enterprise

Adobe Sign במספרים*:

420% ROI – החזר השקעה כאשר ההכנסה מכסה במהירות את ההוצאות!

93% חסכון בזמן – צמצום זמן השלמת חוזים מ-15 שעות לשעה אחת בלבד!

88% שיפור במהירות הרשמת לקוחות – לקוחות נרשמים מהר יותר בזכות Adobe Sign Workflow!

30% עליה בחתימת מסמכים – עליה בכמות המסמכים שנחתמים!

20% עליה במכירות – עליה במחזור המכירות של החברות!

* על פי משאל בקרב אירגונים שאימצו את המוצר.

הסבר על סוגי חתימות אלקטרוניות:

פשוטה: Simple – תצורת החתימה האלקטרונית הבסיסית ביותר באמצעות פרופיל חתימה שיצר לעצמו המשתמש.
חתימה זו אינה עוברת כל אימות או אישור זהות החותם, היא יכולה להיות גרפית בלבד (תמונה או איור של חתימת היד) או להציג את הפרטים שהזין מי שבנה את פרופיל החתימה.
בדרך כלל (אך לא מחויב) חתימה זו תכלול גם חותמות מיקום (location) וזמן (timestamp).

מתקדמת: Advanced – חתימה אלקטרונית המחייבת שהחותם יהיה מזוהה עם החתימה. זיהוי החותם מתבצע על-בסיס מזהה דיגיטלי מבוסס תעודת הרשאה (Certificate) המונפקת על-ידי ספק שירותי אימות (Trust Service Provider) עבור כל חתימה שמתבצעת על המסמך.
אימות זהות החותם מתבצעת על-בסיס מאפייני זיהוי אלקטרוני מקובלים, כגון: כתובת דוא״ל, תעודת זהות, סיסמה, קוד הנשלח לטלפון וכו׳ – זיהוי רגיל (Standard) עושה שימוש באמצעי זיהוי אחד,
בעוד שזיהוי מורחב (Enhanced) יעשה שימוש מאימות על בסיס מספר מאפיינים (למשל, דוא״ל וסיסמה).
תהליך החתימה מלווה בדו”ח מעקב (audit trail) המתעד את יצירת המסמך וחתימתו ומצורף למסמך.

מאושרת (דיגיטלית): Qualified – תצורת החתימה האלקטרונית המזוהה גם בשם “חתימה דיגיטלית”, המאופיינת באימות המחמיר ביותר, על-בסיס תעודת הרשאה אלקטרונית שהונפקה לחותם ומבטיחה אימות מוחלט של זהותו.
תעודת ההרשאה (Certificate) לחתימה דיגיטלית (אלקטרונית מאושרת) מונפקת על ידי גורם מורשה להנפקת תעודות הרשאה (Certification Authority) שהוסמך לכך על-ידי רשות בינלאומית מוסמכת ומפוקחת.
השימוש בתעודה הרשאה אלקטרונית כזו מוודא כי החותם הוא מי שהוא טוען שהוא ומבטיח כי הוא הבעלים של המפתח הציבורי/פרטי שברשותו.
תעודות הרשאה אלו יכולות להיות מסופקות על רכיב חומרה (התקן אחסון USB, כרטיס חכם וכו’) או באמצעות שירות ענן מאובטח.

Adobe Sign כוללת את אפשרויות החתימה הבאות:

1. חתימה אלקטרונית מתקדמת (Advanced Electronic Signature – AES)
   מאומתת על ידי ספק שירותי אימות בינלאומי שמנפיק את תעודת ההרשאה שמקודדת במסמך החתום בשלב ביצוע החתימה – המצב הרגיל שישמש להחתמת כל אדם שאין לו צורך בתעודת הרשאה אישית.
   הזיהוי של החותם מתבצע על בסיס פרטים מזהים מקובלים עם אפשרות לזיהוי מורחב על-ידי שימוש במאפיין זיהוי נוסף כמו סיסמה, קוד שנשלח טלפונית, וכו׳.
2. חתימה אלקטרונית מוסמכת (Qualified Electronic Signature – QES)
   מאומתת ונחתמת באמצעות תעודת ההרשאה שסופקה על רכיב החומרה או באמצעות תעודת הרשאה משירות אימות מקוון (שירות ענן).
   במקרה של צורך להחתמה באמצעות תעודה שנמצאת על רכיב חומרה (דונגל/כרטיס חכם) שאותו אפשר כמובן לחבר רק למחשב, מובנה ב-Adobe Sign אפשרות שמעבירה את תהליך החתימה דרך Acrobat Reader (או כל גרסת אקרובט שמותקנת במחשב) לצורך ביצוע החתימה, ומחזירה אותו אוטומטית לאחר החתימה לרצף התהליך המנוהל של Adobe Sign.

הערה:
בישראל, בחלק מן המוסדות נדרשת חתימה אלקטרונית מוסמכת (Qualified Electronic Signature), מה שנהוג לכנות בטעות ״חתימה דיגיטלית״.
חתימה זו עושה שימוש בתעודת הרשאה אישית שמונפקת לחותם על-ידי רשות מוסמכת ומעניקה לו זיהוי מוחלט.
בארץ נהוג עדיין לעבוד עם תעודות הרשאה שמסופקות על-גבי רכיב חומרה (דונגל או כרטיס חכם).
בעולם כבר החלו לעבוד עם תעודה מונפקת באמצעות שירות ענן, כמו GlobalSign ואחרים.

הבדלי גרסאות – Adobe Sign for Enterprise/Business

Adobe Sign for Enterprise – תכונות עיקריות:

שליחה בקלות
מגדירים למי שולחים ואיך – ממקמים שדות למילוי וחתימה – שולחים

מעקב צמוד
רוצים לדעת מה מצבו המדויק של כל מסמך ששלחתם לחתימה? אין בעיה.
Adobe Sign מאפשר לכם מעקב מלא אחרי כל המסמכים שנשלחו דרכו ויכולות ניהול מלאות לטיפול במסמכים שנשלחו.

חתימה בנייד
יישום Adobe Sign למכשירים ניידים מאפשר לכם לבצע החתמה בו במקום על גבי המכשיר הנייד שלכם וחוסך לכם את הצורך לשלוח את המסמך לנמען ולהמתין עד שיחתום.
אם הוא כבר נמצא לידכם, לא חבל על הזמן?

שליחה אחת עם הרבה חותמים
האפשרות המובנה לשליחה באמצעות Mega Sign, תאפשר לכם לא רק לשלוח את אותו מסמך לחתימה ע”י מספר רב של אנשים (כל אחד על עותק משלו),
היא גם תאפשר לכם להזין עבור כל אחד מהם מידע שונה בשדות השונים שבטופס. מדובר בחיסכון עצום בזמן!

אינטגרציה עם אופיס 365
החיבור המובנה עם יישומי 365 Microsoft Office יאפשר לכם להתחיל את תהליך השליחה לחתימה מיישומי 365 Office, במחשב או בענן.
כל מה שצריך הוא להתקין את התוסף (Add-on) מחנות התוספים, להתחבר עם פרטי המשתמש ולהתחיל לשלוח מסמכים לחתימה ישירות מהיישום שבו אתם נמצאים.

מגוון יישומים לנייד
יישום Adobe Sign למכשירים ניידים מאפשר שליחה, ניהול ומעקב אחר מצב המסמכים שנשלחו לחתימה, בכל מקום ובכל זמן, ישירות מהמכשיר הנייד שלכם.
אל ישום Adobe Sign מצטרפת קבוצת היישומים הניידים של Adobe Document Cloud, שלא רק משנה את אופן השימוש והעבודה עם מסמכים אלקטרוניים וקבצי PDF, הם גם פועלים בשיתוף פעולה מלא ביניהם ומשלימים זה את זה ליצירת סביבת עבודה מלאה ויעילה.

תנו להם להגיע אליכם
לפעמים, מה שאתם צריכים הוא לא לשלוח את המסמך לחתימה ע”י אדם מסוים, אלא לאפשר לכל מי שנדרש לחתום על המסמך גישה אליו וחתימה עליו באותה פשטות וקלות.
הפתרון לכך הוא Web Form שהופך את המסמך שלכם לטופס אינטרנט׳ זמין לחתימה באתר האינטרנט שלכם.
מדובר באותה חוויה פשוטה של הכנת המסמך לחתימה, רק שבמקום להזין כתובת דואר אלקטרוני ולשלוח, תקבלו קוד להטמעה באתר וכתובת URL שיוביל את החותמים אל המסמך.
מאחורי הקלעים, התהליך הוא אותו תהליך ברמת הפשטות והיעילות.

הלוגו שלכם על כל החומרים
לכל חברה יש שם ולוגו משלה שמייצגים אותה. אז אין שום סיבה שהשם והלוגו הזה לא יופיעו על כל הודעה שיוצאת מהמערכת.

ניהול משתמשים
יכולות ניהול המשתמשים המתקדמות של התוכנה יאפשרו לכם להגדיר את הרשאות השימוש של כל אחד מן המשתמשים,
לשייך אותם לקבוצות בהתאם למחלקות או לתחומים השונים בחברה או בארגון ולקבוע הרשאות שימוש שונות לכל אחת מהקבוצות.
Adobe Sign כוללת שליטה, בקרה וניהול ברמות הגבוהות ביותר.

Adobe Sign למכשירים ניידים

מאפשרת שליחה, ניהול ומעקב אחר מצב המסמכים שנשלחו לחתימה, בכל מקום ובכל זמן, ישירות מהכשיר הנייד שלכם.
אל יישום Adobe Sign מצטרפת קבוצת היישומים הניידים של Adobe Document Cloud, שלא רק משנה את אופן השימוש והעבודה עם מסמכים אלקטרוניים וקבצי PDF, אלא גם פועלים בשיתוף פעולה מלא ביניהם ומשלימים זה את זה ליצירת סביבת עבודה מלאה ויעילה.

הבהרות:

פעולת שליחה:
שליחה של מסמך מסוים או מספר מסמכים בו זמנית (מוגבלים רק על-ידי מספר עמודים מירבי ו/או משקל קובץ),
לחתימה על ידי עד 25 נמענים שונים (לכל חותם מוגדר במסמך שדה חתימה משלו).

אימות טלפוני:
קוד אימות שנשלח לחותם לאחר שהוא פותח את הקישור שנשלח אליו לצורך פתיחת המסמך לחתימה.
הקוד שנוצר הינו בעל משך חיים קצר שנשלח במסרון לטלפון של החותם ומאפשר לו לחתום ברמת אבטחה גבוהה.